Onze locaties

Hier kunt u de verschillende locaties van Rhenus selecteren. U kunt kiezen tussen landen, locaties en diensten.

  • Archiefvernietiging conform de Europese richtlijn 95/46

Wettelijke normen voor archiefvernietiging, papiervernietiging en het vernietigen van harde schijven.

Rhenus werkt al vele jaren volgens de Europese richtlijnen voor gegevensbescherming. Alles ter bescherming van de vertrouwelijke gegevens die onze klanten ons in beheer geven of laten vernietigen. Zowel op papier als op datadragers. Per 25 mei 2018 is de bescherming van gegevens voor alle bedrijven en organisaties in de Europese Unie verplicht gesteld en geregeld in de AVG, de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Mensen van wie u persoonsgegevens verwerkt, krijgen meer en verbeterde privacy rechten. Zo was het recht op inzage, op correctie en op verwijdering in de oude Europese richtlijn al geregeld, maar rechten als bijvoorbeeld het dataportabiliteit komen er bij. Ook bent u verplicht klachten te behandelen en kunt u hoge sancties krijgen als u zich niet aan de AVG conformeert. 

 

De AVG-privacy rechten:

  • Het recht op vergetelheid. Het recht om ‘vergeten’ te worden (NIEUW);
  • Het recht op dataportabiliteit. Het recht om persoonsgegevens over te dragen (NIEUW);
  • Recht op inzage. Dat is het recht van mensen om de persoonsgegevens die u van hen verwerkt in te zien;
  • Recht op rectificatie en aanvulling . Het recht om de persoonsgegevens die u verwerkt te wijzigen;
  • Het recht op beperking van de verwerking: Het recht om minder gegevens te laten verwerken;
  • Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering: het recht op een menselijke blik bij besluiten;
  • Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.

Rhenus en de AVG

Voor Rhenus en haar klanten betekent de AVG:

  • Veilige en gedocumenteerde systemen en processen voor gegevensbeheer;
  • Data minimalisatie;
  • Veilige en gedocumenteerde gegevensvernietiging;
  • Volledige procesbeheersing en risicobeoordeling;
  • Uitgebreide documentatie van de genomen maatregelen.

Rhenus werkt al vele jaren volgens de hoogste beveiligingsnormen en beschikt ook over alle certificeringen op dit gebied. Medewerkers zijn gescreend en werken volgens een gesloten beveiligingsprotocol. Zo heeft Rhenus Data Office op alle fronten haar dienstverlening zo ingericht, dat de naleving van de AVG wordt gegarandeerd.

  • Veiligheidslocaties en voertuigen in overeenstemming met de vereisten van de bestaande norm DIN 66399;
  • Gebruik van state-of-the-art technologie voor stationaire vernietiging en vernietiging op de locatie van de klant;
  • Toegang en toegangsbescherming bij alle processtappen;
  • Gecertificeerde processen en managementsysteem volgens DIN EN ISO 9001: 2008;
  • Gekwalificeerd advies over geschikte maatregelen;
  • Volledige documentatie van het opslag- en vernietigingsproces;
  • Onbeperkt proces audit recht van de klant.

Onderstaand zetten we voor u de belangrijkste zaken uit de AVG, inzake beheer, opslag en vernietiging op een rij. Rhenus heeft voor al deze zaken duidelijke protocollen zodat u zich geen zorgen hoeft te maken over naleving van de AVG voor wat betreft de dienstverlening van Rhenus.

Bij Rhenus Data Office Systems BV is een FG aangewezen, een Functionaris Gegevensbescherming. Dit is Kees Hilhorst. Hij ziet er op toe dat de AVG strikt nageleefd wordt. Wilt u meer weten over de AVG bij Rhenus of bezwaar indienen, neem dat contact met hem op. 

Recht op inzage

Met dit recht heeft Rhenus te maken als u documenten bij ons in beheer geeft. Denk aan onze diensten Archiefopslag, Archiefbeheer en Document management. Rhenus Archiefopslag kent de wetgeving en heeft haar dienstverlening zo ingericht dat u geen problemen krijgt met uw inzageverzoek. Niet qua documenten en ook niet qua tijdsbestek want u bent verplicht binnen vier weken te reageren. U kunt snel uw documenten opvragen. Fysiek en digitaal. 

Recht op correctie en verwijdering en het Recht op Vergetelheid

Mensen hebben het recht om correctie van hun persoonsgegevens te vragen. Dat houdt in dat zij een organisatie mogen vragen hun persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. Het recht op vergetelheid lijkt op het huidige recht op correctie en verwijdering, maar is breder. Het recht is niet meer, zoals nu, beperkt tot het verwijderen van objectief onjuiste gegevens, onvolledige gegevens of gegevens die niet ter zake doen. Dit recht houdt in dat organisaties in een aantal gevallen persoonsgegevens moeten wissen als een betrokkene (diegene van wie de organisatie gegevens verwerkt) erom vraagt. Dit moet binnen een maand na aanvraag. Het recht op vergetelheid geldt niet altijd. 

Recht van vergetelheid geldt overigens ook voor back-ups. Uitzondering is ook dat het recht op vergetelheid niet geldt als u wettelijk verplicht bent om de persoonsgegevens een bepaalde tijd te bewaren of als u ze in het algemeen belang moet archiveren. 

Voor deze twee rechten is het nodig dat Rhenus documenten snel aan kan leveren en u ze snel kunt corrigeren. Daarna kunnen de documenten weer terug in het archief of veilig worden vernietigd. 

Is verwijdering gewenst dan gaat Rhenus Archiefvernietiging op uw verzoek 100% veilig en volgens de strengste richtlijnen, veiligheidsklassen en certificeringen de documenten of datadragers vernietigen. U krijgt hiervoor een Vernietigingscertificaat.

Recht op dataportabiliteit
Mensen hebben het recht om gegevens over te dragen. Ze mogen dus de gegevens opvragen om ze bijvoorbeeld door te geven aan een nieuwe leverancier, of ze vragen u dit rechtstreeks te doen. 

Het recht op dataportabiliteit geldt alleen voor digitale gegevens. Papieren dossiers vallen er dus niet onder.

Heeft u datadragers of papieren dossier bij Rhenus in beheer? U kunt altijd bij uw datadragers en dossiers. Dus wilt u of moet u zaken overdragen dan staat Rhenus u zeker niet in de weg, integendeel, we hebben juist al jaren alles zo ingericht dat u 24/7 bij uw documenten kunt. 

Vernietigingseisen volgens AVG

Zodra de wettelijke bewaartermijn verstreken of u de gegevens niet meer noodzakelijk zijn, MOET u de gegevens veilig vernietigen. Op papier en op datadragers. 

Digitaliseren volgens AVG

Bedrijven en instellingen mogen papieren dossiers digitaal maken. Echter mogen de papieren dossiers pas vernietigd worden als u voor een goede beveiliging van uw digitale dossiers heeft gezorgd. 

Wilt u meer weten over de Rhenus veiligheid en bescherming in zake de AVG? De AVG Functionaris Gegevensbescherming bij Rhenus Data Office Systems BV, Kees Hilhorst, kan u er alles over vertellen. Neem contact met ons op. 

Printen

Meldt u hier aan voor de Rhenus E-Nieuwsbrief.

Contact

Rhenus Data Office Netherlands B.V.

De Nieuwe Vaart 3,
1401 GL Bussum,
Nederland

Telefoon: +31 (0)88 7308 282

E-mail: info@rhenus-data.nl