Overheid

Heel wat overheidsinstanties zijn bezig met de planning voor het invoeren van het elektronische dossier of van elektronische procedureverwerkingssystemen, of ze hebben dergelijke systemen onlangs al geïmplementeerd.
Waar dergelijke systemen frequenter en intensiever worden ingezet, groeit de behoefte aan elektronische oplossingen bij de binnenkomende post, de registratie en het traditionele archiefbeheer. Hier staat niet alleen een complete, systematische en rechtszekere digitalisering centraal, maar ook de vraag naar economische verantwoorde oplossingen. Het in één stap compleet digitaliseren van de vaak in de loop van tientallen jaren steeds verder gegroeide archieven is dan nauwelijks zinvol, omdat vaak wordt onderschat wat de kosten hiervan zijn en hoe veel handmatig werk dit met zich mee brengt. 

Rhenus Office Systems heeft de afgelopen jaren het operationele werk van talrijke actieve registratieafdelingen overgenomen. Het uit deze ervaringen ontwikkelde product „Dossier Actief“ wordt door ons vooral voor cliënten uit de overheid gerealiseerd, die op het werken met fysiek aanwezige dossiers en documenten aangewezen zijn of aan de grens staan tussen fysieke en elektronische dossierbeheer en procedurebehandeling.
Dankzij de door IT ondersteunde arbeidsprocessen zijn we overal in staat om voor u dagelijks meerdere duizenden documenten gesorteerd aan uw dossiers toe te voegen en ook nog eens meerdere duizend documenten uit uw dossiers binnen een paar minuten na uw verzoek digitaal ter beschikking te stellen. Op verzoek is dat zelfs 24 / 7 mogelijk.

Dat ondernemingen zich, binnen het kader van veel consolideringen, op hun core business concentreren, heeft de laatste jaren een centrale rol gespeeld. Deze trend zet nog steeds onverminderd door. Eenvoudige werkzaamheden bij de behandeling van zaken waarvoor geen expliciete of slechts weinig vakkennis vereist is, worden tegenwoordig steeds vaker ook door overheidsinstanties aan gespecialiseerde, externe dienstverleners uitbesteed. Rhenus Office Systems onderscheidt zich als dienstverlener vooral door het feit dat niet alleen speciaal opgeleid personeel voor het bewerken van de processen beschikbaar wordt gesteld, maar ook dat de benodigde infrastructuur ter beschikking staat. Onze IT-platforms en interfaces zijn nodig om de systemen ter bewerking van de procedures van de cliënt te kunnen bedienen. Ons projectmanagement zorgt voor beproefde processtructuren en voor de transparante implementatie van de eisen van de cliënt.

Maar de eigenlijke meerwaarde voor onze cliënten ligt vooral in het feit dat we de benodigde flexibiliteit bij de bewerking garanderen. Op basis van vast gedefinieerde serviceniveaus en kwaliteitseisen worden de werkzaamheden telkens precies op het juiste moment uitgevoerd. Daarbij is variabiliteit van de kosten geboden: de cliënt betaald op basis van een stuksprijs alleen de prestatie die we ook daadwerkelijk geleverd hebben.

Strategisch is de samenwerking met Rhenus Office Systems voor de cliënt vooral zinvol omdat hij op zijn kosten bespaart, zo min mogelijk risico loopt en voorbereidt is voor de steeds verdergaande demografische veranderingen.